Conditions générales

Conditions générales SA Brussels Waerboom Event (01.01.2025)

1. Généralités
   • Les présentes conditions générales s’appliquent en tout temps à toutes les Conventions, relations commerciales, commandes et exécutions de commandes par et avec Brussels Waerboom Event SA. Sauf preuve du contraire, ces conditions générales sont acceptées par le Client par le seul fait qu’une Convention est conclue avec Brussels Waerboom Event SA. Outre les présentes conditions générales, les Conditions particulières de la brochure de fête sont également d’application. Le Client peut les consulter dans la brochure de fête, disponible sur le site web.
   • Les définitions figurant à la fin de ce document s’appliquent intégralement.
   • En cas de problèmes d’interprétation, les conditions générales en néerlandais de BWE prévalent sur les conditions générales de BWE dans d’autres langues.
   • Le Client est tenu solidairement et indivisiblement à toutes les obligations découlant de la Convention.
2. Offre – Convention – Prix
   • L’offre de BWE ne constitue pas encore une offre définitive, mais est toujours sans engagement. Une convention n’est conclue que si l’offre est signée ou confirmée par écrit par le Client et confirmée expressément par la suite par BWE. Une convention peut également naître de la signature d’un contrat par le Client et BWE.
   • Les acomptes doivent être payés par le Client conformément aux instructions de la Convention. Le non-paiement des acomptes dans les délais entraîne l’exigibilité des montants restants dus. À défaut de paiement des acomptes au plus tard 2 semaines avant l’Événement, BWE a le droit de résilier la convention par simple notification au Client.
   • Après réception de l’offre, le Client peut demander une option. Cette option doit être demandée par écrit et ne commence qu’après acceptation expresse par BWE. Sauf mention contraire, une option a une validité de 7 jours.
   • La Convention porte toujours sur un Événement. Les Sous-événements, la date et le Nombre estimé d’Invités sont déjà fixés à cet égard. Pour chaque salle, un nombre minimum d’Invités s’applique, tel qu’indiqué dans la Convention. En réservant l’Événement, le Client s’engage à rémunérer le nombre minimum d’Invités tel qu’inscrit dans la Convention. Si le nombre minimum d’Invités mentionné dans la Convention n’est pas présent à l’Événement, une indemnité forfaitaire de 25 € par personne en dessous du nombre minimum sera facturée.
   • Le Nombre estimé d’Invités qui participeront à l’Événement est fixé lors de la conclusion de la Convention. Des modifications du Nombre estimé d’Invités sont possibles sans frais jusqu’à 1 mois avant l’Événement, étant entendu que le nombre minimum d’Invités mentionné dans la Convention doit être respecté en tout temps.

Les modifications du Nombre estimé d’Invités dans le mois précédant l’Événement sont possibles comme suit :

• Les modifications jusqu’à 20 % par rapport au Nombre estimé d’Invités sont gratuites, à l’exception de l’indemnité forfaitaire déterminée ci-dessus si le nombre minimum d’Invités n’est plus atteint suite à la modification.
• Modifications de plus de 20 % par rapport au Nombre estimé d’Invités : 75 % du prix de revient par invité est facturé pour chaque modification supérieure à 20 %.

BWE se réserve le droit d’organiser l’Événement du Client dans une autre salle si le nombre effectif de personnes présentes s’écarte de plus de 20 % du Nombre estimé d’Invités.

• Le Prix de l’Événement comprend une partie fixe et une partie variable. La partie fixe concerne le loyer de la salle. La partie variable se compose de deux parties : le traiteur et une indemnité pour l’éventuel déficit du nombre d’Invités.

Les prix de l’offre traiteur ne sont disponibles qu’à partir de 4 mois avant l’Événement et sont toujours sujets à d’importantes fluctuations du marché. BWE se réserve le droit de modifier ces prix variables lorsque les conditions du marché (notamment, mais sans s’y limiter : prix d’achat, droits d’importation, pénurie, …) changent. Dans ce cas, BWE informera le Client de la modification de prix envisagée. BWE proposera – dans la mesure du possible – des alternatives au Client. Les Parties chercheront la meilleure solution par concertation mutuelle.

• Les boissons sont incluses comme mentionné dans la Convention. Les boissons supplémentaires sont facturées par consommation.
• Les heures de service sont incluses comme mentionné dans la Convention et le nombre de serveurs est prévu pour le bon déroulement du service. Les heures de service supplémentaires sont facturées par heure et par serveur, et ce jusqu’à une heure après le départ du dernier invité ou sous-traitant.
• Les éventuelles réclamations concernant l’Événement doivent être adressées à BWE par courrier recommandé, dans un délai de forclusion de 2 jours après la date de l’Événement. Les réclamations et/ou litiges, de quelque nature que ce soit, ne donnent pas au Client le droit de suspendre le paiement de ses acomptes/factures. Si la réclamation est fondée, la responsabilité maximale de BWE ne dépassera en aucun cas le prix du service et BWE aura le choix, si possible, d’adapter le service défectueux ou non conforme, ou d’indemniser le Client pour les dommages directs subis par lui (limités au maximum au Prix du prix de revient concerné du service).

3. Accords opérationnels
   • Les boissons et la nourriture sont exclusivement fournies par BWE. Les boissons propres, la nourriture ou un service traiteur externe ne sont pas autorisés.
   • Pour le bon fonctionnement de l’Événement, le Client doit fournir les informations suivantes à BWE au plus tard aux moments suivants :
     • 1 mois avant l’Événement : s’il y a plus de 50 Invités : le choix final du menu.
     • 10 jours avant l’Événement : les heures d’arrivée, de départ, les pauses café et les repas, ainsi que le nombre exact d’Invités, la disposition de la salle (et le choix du menu pour moins de 50 Invités).
     • Au plus tard 2 jours ouvrables avant l’Événement : modifications minimes des nombres (max. 5 personnes) et plan de table.

Cette modification sera facturée conformément aux dispositions prévues au point 8.

• Au plus tard 24h avant l’Événement : éventuels souhaits alimentaires particuliers. Par la suite, les souhaits alimentaires particuliers seront exécutés selon les possibilités de la cuisine et seront toujours facturés en supplément.

Les augmentations du nombre d’Invités ou les souhaits alimentaires non communiqués le jour même seront exécutés dans la mesure du possible au prix du menu majoré de 10 %.

• Le repas doit commencer au plus tard à 20h30.
• Les retards ou les pauses de plus de 30 minutes seront facturés en régie au Client.
• Les activités musicales ou sonores ne sont autorisées que moyennant l’accord préalable et écrit de BWE. Les groupes « live » et les orchestres ne sont pas admis. Les DJ ne peuvent pas dépasser les normes légales conformément à Vlarem II et sont eux-mêmes responsables de la mesure de celles-ci (cfr législation Vlarem II). Le Client est responsable de vérifier quelles taxes/impôts sont dus et quelles autorisations doivent être obtenues.

BWE a le droit d’intervenir lorsque les normes sonores légalement autorisées sont dépassées. BWE peut interrompre l’Événement sans pouvoir être condamnée à la réparation d’un quelconque dommage.

• L’utilisation de feux d’artifice ou de cierges magiques, ainsi que de confettis ou de serpentins en papier est interdite.
• La salle est mise à la disposition du Client 1 heure avant l’arrivée des Invités et doit être vidée de tous les biens personnels après l’Événement. Le Client est lui-même responsable de tous les biens et matériels placés. BWE considère les biens abandonnés comme des déchets et peut facturer des frais pour le débarras/nettoyage de la salle.
• L’heure de fin pour les Événements est minuit pour les Jours de semaine, 04 heures du matin pour les vendredis et samedis soir. Après l’heure de fin, le tarif horaire pour les collaborateurs passe à 200 %. Au moins 2 collaborateurs restent toujours jusqu’après le départ du dernier invité ou sous-traitant (de toutes les zones clients, intérieures ou extérieures).
• Il est strictement interdit de causer du tapage nocturne à partir de 22h et de créer des nuisances pour les riverains ou les clients de l’hôtel.
• Le Client ou le responsable du Client s’engage à rester jusqu’à ce que le dernier invité ait quitté l’espace de l’événement.
• Une interdiction générale de fumer s’applique dans tous les espaces intérieurs. Toute violation de celle-ci peut entraîner l’expulsion du Client et/ou de ses Invités des terrains de BWE. Toutes les amendes et/ou sanctions éventuelles consécutives à cette violation sont entièrement à la charge du Client.
• Le Client confirme être informé que le domaine de BWE est sécurisé par un système de caméras. Il fait le nécessaire pour en informer ses Invités.

4. Responsabilité & garantie
   • Le Client est responsable de tout dommage consécutif à des fautes, négligences et/ou imprudences commises par lui-même, les Invités et/ou toute personne présente à sa demande. BWE n’est pas responsable des dommages causés par la négligence ou par la faute du Client ou d’un tiers. Le Client répondra toujours de l’indemnisation intégrale du dommage causé, également si celui-ci a été causé par un tiers.
   • Le Client garantit BWE contre toute réclamation et action éventuelle des Invités et de ses sous-traitants, ainsi que des tiers, en raison du non-respect par lui-même ou ses Invités des présentes conditions générales.
   • BWE n’est pas responsable des vols, accidents ou de tout dommage qui surviendrait sur son domaine, ses bâtiments, son parking ou son vestiaire. L’utilisation du parking et du vestiaire se fait aux risques et sous la responsabilité de l’utilisateur. Le Client fait le nécessaire pour faire connaître ce risque à ses invités. Le Client garantira BWE à tout moment contre toute réclamation de tiers à ce sujet.
   • BWE n’est pas responsable des matériels et biens que le Client ou ses Invités apportent à l’Événement.
   • Le Client peut, sous sa propre responsabilité, faire appel à ses propres sous-traitants (photographes, DJ, …) mais s’engage à imposer les règles de conduite de BWE à ces sous-traitants.
   • BWE n’est pas responsable des fautes légères, ni de celles de ses préposés. La responsabilité de BWE est limitée au dol ou aux fautes graves et aux dommages prévisibles, directs et personnels du Client, avec pour maximum le Prix. En aucun cas BWE n’est responsable des dommages aux tiers, ni de la perte de chances, ni du manque à gagner, etc.
   • Les Parties excluent toute réclamation sur la base d’une quelconque responsabilité extracontractuelle. Le Client ne peut actionner BWE que sur la base de la responsabilité contractuelle.

5. Annulation
   • L’annulation sans frais n’est pas possible. Si le Client souhaite annuler un Événement, cela doit se faire par écrit par fax, par courrier recommandé ou par e-mail, sous réserve d’un accusé de réception et moyennant le paiement des montants déterminés ci-après :
     • Annulation plus de 12 mois avant l’Événement pour un Événement prévu un Jour de week-end : 10 % du Chiffre d’affaires attendu
     • Annulation entre 12 et 6 mois avant l’Événement :
       • Pour un Événement prévu en Jours de semaine : 10 % du Chiffre d’affaires attendu
       • Pour un Événement prévu un Jour de week-end : 5 000 € pour la salle Schuur, 3 500 € pour la salle Rubens, 2 000 € pour la salle Memling et 1 000 € pour une autre salle.
     • Annulation moins de 6 mois avant l’Événement : 50 % du Chiffre d’affaires attendu
     • Annulation moins de 1 mois avant l’Événement : 90 % du Chiffre d’affaires attendu
     • Annulation 7 jours ou moins avant l’Événement : 100 % du Chiffre d’affaires attendu

• En outre, le Client est également redevable d’une indemnité administrative s’élevant à 350,00 €. Cette indemnité est également due en cas d’annulation pour cause de force majeure.
• Le changement de date de l’Événement est considéré comme une Annulation.
• En cas d’Annulation de l’Événement par BWE, la même indemnité est due, sauf si l’annulation est la conséquence d’un manquement du Client ou d’une résiliation de la Convention aux torts du Client.
• L’acompte payé le cas échéant par le Client est déduit de l’indemnité d’annulation mentionnée ci-dessus.

6. Prix et facturation
   • L’acompte doit être payé dans le délai prévu dans l’offre et/ou la Convention.
   • Les factures sont payables dans les 14 jours. En cas de retard de paiement, BWE a le droit de suspendre la poursuite de ses prestations de services jusqu’au paiement intégral des factures impayées.

À l’égard du Client-entrepreneur, toute facture non payée à son échéance produit de plein droit et sans mise en demeure un intérêt de retard conventionnel égal au taux d’intérêt de retard selon la loi sur le retard de paiement du 2 août 2002. En plus de cet intérêt de retard conventionnel, le Client-entrepreneur sera également redevable, pour chaque facture impayée, même partiellement, d’une indemnité fixée forfaitairement à 10 % du montant de la facture.

À l’égard du Client-consommateur, toute facture non payée à l’échéance entraîne la majoration suivante conformément au livre XIX du CDE.

• Les réclamations relatives à la facture doivent être adressées à BWE au plus tard 8 jours ouvrables après la date de facturation, par notification écrite.

7. Exécution, résiliation et force majeure
   • Lorsque le Client omet d’exécuter ses obligations, ainsi qu’en cas de faillite ou d’insolvabilité notoire, BWE a le droit de considérer la convention comme résiliée de plein droit et sans aucune mise en demeure. Il suffit d’en informer le Client par simple courrier recommandé.
   • Tout événement substantiel qui entrave ou complique sérieusement l’exécution de la Convention par BWE donne lieu à une renégociation entre le Client et BWE, sans possibilité d’intervention judiciaire. Si aucune nouvelle convention ne peut être conclue dans un délai raisonnable, BWE a le droit de résilier unilatéralement la convention ou d’en reporter ou suspendre l’exécution sans que le Client ne puisse prétendre à une indemnisation. La résiliation unilatérale ou la suspension de la convention est notifiée au client par simple courrier.
   • En cas de force majeure, les obligations des parties sont temporairement suspendues. Si la force majeure dure plus de trois mois, les deux parties peuvent résilier les obligations.

La force majeure est tout événement qui n’a pas été causé par l’une des parties, qui n’était pas prévisible lors de la conclusion de la convention et qui rend impossible la poursuite de l’exécution des obligations. La force majeure comprend, par exemple, mais sans s’y limiter : les catastrophes naturelles, les grèves, les interventions gouvernementales.

Ne sont en aucun cas considérés comme force majeure : la grossesse du Client ou de son partenaire, le décès ou la maladie de l’un des Invités, les circonstances familiales.

8. Dispositions finales
   • La nullité, l’invalidité ou le caractère non exécutoire d’une disposition spécifique des conditions générales ou de toute Convention n’entraîne pas la nullité ou le caractère non exécutoire des autres dispositions des conditions générales ou de la Convention.
   • La disposition nulle ou non exécutoire sera remplacée, d’un commun accord entre les parties qui négocieront à cet effet au mieux de leurs capacités et de bonne foi, par une disposition valable ayant une portée économique identique ou similaire.
   • Le fait que BWE ne se prévale pas, par exception, du respect des conditions générales ne peut en aucun cas être interprété comme une renonciation future.
   • Le droit belge est applicable à toute Convention et à tout litige qui en découle.
   • En cas de litige, les Cours et Tribunaux de Bruxelles sont compétents, ainsi que la justice de paix de Lennik.
9. Définitions
   • BWE : Brussels Waerboom Event SA, dont le siège social est sis à 1702 Dilbeek, Jozef Mertensstraat 140/A, numéro d’entreprise 0460.822.848, RPM Bruxelles.
   • Client : la personne physique ou la personne morale qui utilise ou souhaite utiliser les produits et/ou services de BWE, ou la personne qui a manifesté d’une quelconque manière son intérêt pour les produits et/ou services de BWE.
   • Client-consommateur : le Client qui est un consommateur conformément au Code de droit économique.
   • Client-entrepreneur : le Client qui est une entreprise conformément au Code de droit économique.
   • Parties : BWE et le Client.
   • Convention : toute convention entre BWE et le Client, soit tout contrat et/ou offre acceptée, bon de commande, tout complément ou modification y afférent et tous les actes juridiques qui en découlent.
   • Événement : la fête, le séminaire ou tout autre événement organisé par le Client chez BWE à un jour déterminé.
   • Jours de semaine : du lundi au jeudi inclus.
   • Week-end (Jours de week-end) : du vendredi au dimanche inclus.
   • Sous-événement : les différentes parties de l’Événement (ex : réception – dîner – soirée dansante).
   • Prix : le prix tel qu’inscrit dans la Convention hors TVA.
   • Chiffre d’affaires attendu : le prix tel qu’inscrit sur le bon de commande ou, si aucun bon de commande n’a encore été établi : le prix par sous-événement en termes de boissons et de nourriture selon la formule forfaitaire la moins chère (1h de réception avec 4 amuse-bouches, dîner 3 services avec 3h de vins, 4h d’open bar pendant la soirée dansante).
   • Invités : le nombre prévu de personnes présentes à l’Événement.
   • Nombre estimé d’Invités : le nombre d’Invités initialement indiqué par le Client à BWE comme Invités présents à l’Événement, tel que mentionné dans la Convention.
   • Annulation : le fait de ne pas laisser se dérouler un Événement le jour convenu ou de modifier le concept convenu pour l’Événement.